Aktivitetsbaserade flexkontor förutspås allt oftare bli framtidens arbetsplats. Frågan är dock hur man skapar ett sådant kontor så att medarbetarna trivs. Och om det passar för alla verksamheter.

Aktivitetsbaserade flexkontor har alltmer börjat ta över även om de öppna kontorslandskapen fortfarande är vanliga. Öppna kontorslandskap har en stor fördel: de ger lägre lokalkostnader. Samtidigt har de många nackdelar.

Susanna Toivanen, arbetslivsforskare med fokus på kontorsutformning, konstaterar att medelstora kontorslandskap är den sämsta kontorstypen när det kommer till hälsa, trivsel och arbetstillfredsställelse. Ljudnivån gör att det blir svårt att koncentrera sig och det finns oftast alltför få mindre rum att dra sig undan till.

Tvärtom vad man kan förvänta sig minskar också interaktionerna ansikte mot ansikte i kontorslandskap, visar en Harvardstudie. I stället ökar användningen av mejl och chattprogram.

– Forskningen har tydligt visat att kontorslandskap inte är framtidens arbetsplats. Det är för mycket störningar i dem. Dessutom drar kontorslandskapet inte nytta av den digitala utvecklingen och möjligheten att arbeta på olika platser, säger Susanna Toivanen.

Så slog aktivitetsbaserade flexkontor igenom

Det var 2010 som det aktivitetsbaserade flexkontoret plötsligt slog igenom. Enligt Susanna Toivanen, som då arbetade på NCC, blev det snabbt ett buzzword, utan att så många egentligen hade koll på vad ett sådant kontor innebär.

Konceptet utgår från ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Istället för att medarbetarna ska anpassa sig till arbetsmiljön ska denna vara anpassad till olika typer av arbetsuppgifter. Det finns olika slags aktivitetsbaserade kontor: flexkontor och kombikontor. I kombikontoret har medarbetarna en fast plats att utgå från, till skillnad från i flexkontoret där alla får hitta en ny arbetsplats varje dag.

Vasakronans huvudkontor i Stockholm.

Men det är det aktivitetsbaserade flexkontoret som slagit igenom på bred front. Det är indelat i zoner med olika typer av arbetsmiljöer för olika typer av aktiviteter. Ett sådant är Vasakronans huvudkontor i centrala Stockholm.

De 200 medarbetarna har 35 olika arbetsmiljöer att välja på, utspridda över 2 500 kvadratmeter. De kan välja att sitta och arbeta vid en vanlig skrivbordsgrupp, en soffa eller fåtölj, i ett avskilt rum eller en tyst zon – eller i en ficka i väggen. De kan ha möten med kollegor i färgstarka grupprum eller träffas i en växtbeklädd växthuskonstruktion.

Kontoret är också utrustat med White noise, eller så kallad ljudberikning, som används på vissa arbetsplatser för att maskera störande kontorsljud. Effekten blir en dämpad upplevelse av samtal och tangentbordsknappande.

Skapar informellt arbetssätt

De aktivitetsbaserade kontoren skapar också ett mer informellt arbetssätt där chefer kanske inte ser sina medarbetare under hela arbetsdagen och man sitter kanske inte heller med kollegor från samma avdelning.

Många anser att detta skapar ökad interaktion mellan medarbetarna. Utan fasta platser kommer nya möten att uppstå och en mer kreativ, smart organisation skapas, menar förespråkarna.

Enligt Susanna Toivanen drivs utvecklingen på av digitaliseringen och det allt mer gränslösa arbetslivet.

I ett forskningsprojekt vid Högskolan i Gävle följdes 500 anställda vid Trafikverket som gick över från cellkontor och kontorslandskap till aktivitetsbaserade flexkontor.

Tillgång till avskildhet

Projektet visade att det som hade störst betydelse för produktiviteten var hur tillfredsställda medarbetarna var med tillgången till avskildhet. Det viktigaste var att kunna sitta ostört och att kunna koncentrera sig. När medarbetarnas prestation i olika miljöer mättes såg forskarna att prestationsnivån generellt följde ljudnivån. Ju tystare, desto bättre prestation. Att kunna kommunicera med sina kollegor var inte lika viktigt.

Dessutom ändrade flytten till aktivitetsbaserat flexkontor hur de anställda uppfattade sina chefer och sitt sociala sammanhang. Många kände en mindre social gemenskap. För att medarbetarna ska må bra i sådana kontorsmiljöer behöver chefer därför vara mer sociala och visa att man finns till hands. Kanske genom chattprogram eller regelbundna träffar med medarbetarna.

Kommunikationschefen på Vasakronan, Peter Östman, berättar att hans chefsroll förändrats efter flytten till flexkontoret. Han träffar inte alltid sina medarbetare, utan behöver lita på att de till stor del leder sig själva. I stället är det andra aspekter av ledarskapet som blivit viktiga.

– Det som överraskade mig var att jag behövde jobba mer med det sociala, snarare än att leda och bestämma. Och det är en prestige man måste släppa.

Passar inte alla

Det är också så att aktivitetsbaserat flexkontor passar olika bra för olika grupper av anställda. Våren 2018 kom en forskningsrapport från Umeå universitet som visar att kontorstypen fungerar bäst för dem som ofta behöver diskutera frågor med kollegor, eller har väldigt varierande arbetsuppgifter. Inte minst chefer, som ofta har just den sortens arbetsuppgifter.

För vissa passar denna typ av kontor inte alls. När den statliga myndigheten Diskrimineringsombudsmannen skulle flytta till nytt kontor valde man att fortsätta med cellkontor. Diskrimineringsombudsmannen Agneta Broberg tycker att varje chef bör utgå från den egna, aktuella verksamheten.

– DO är en kunskaps- och expertmyndighet. I så gott som alla medarbetares arbetsuppgifter ingår att läsa in, analysera och producera underlag, vilket kräver eget arbete och koncentration.

När medarbetarna tillfrågades inför flytten önskade de sig varken öppna landskap eller aktivitetsbaserade lösningar, enligt Agneta Broberg. Trots det möttes hon av oförståelse av personer utanför myndigheten. Många ansåg att DO valde en lösning som är omodern och att myndigheten inte hängde med i utvecklingen.

Chefstidningen

Bonusläsning

Arbetsmiljöforum: 9 smarta tips – Så planerar ni optimalt för ett kontor utan fasta platser

Högskolan i Gävle: Störande ljud på kontor kostar stora pengar

Ingenjören: Undvik misstagen med flexibla kontor

Naturvetarna: Flexibla kontor passar den målinriktade bäst